Veranstaltungen auf dem Betrieb: Steuer- und sozialversicherungs-rechtliche Regelungen

Für betriebliche Feiern gibt es eine Vielzahl von steuerlichen Vorschriften. Diese gilt es schon bei der Planung der Feierlichkeit zu beachten, um spätere Diskussionen mit dem Finanzamt über die Absetzbarkeit der Kosten oder die Versteuerung der Zuwendungen bei den Arbeitnehmern zu vermeiden. Entscheidend für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Feier ist der Teilnehmerkreis. Es kommt also darauf an, ob es sich überwiegend um eine Feier für die Beschäftigten des Betriebs oder für Geschäftsfreunde handelt. Es ist daher unbedingt zu empfehlen, für jede Veranstaltung Teilnehmerlisten zu führen. 

Nachfolgend wird unterschieden zwischen

• Arbeitnehmerveranstaltung (Betriebsveranstaltung)
• Betriebsveranstaltung mit Teilnahme von Geschäftsfreunden
• Geschäftliche Veranstaltung (ggfs. mit Teilnahme von Arbeitnehmern).

Betriebsveranstaltungen 

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen für Arbeitnehmer auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie zielen darauf ab, den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern.

Beispiel 1

Der Landwirt veranstaltet im Sommer 2025 auf seinem Hof ein Erntefest, zu dem alle 15 Angestellten eingeladen sind. Die Arbeitnehmer dürfen jeweils eine Begleitperson mitbringen. An der Feier nehmen der Landwirt, dessen Ehefrau sowie 13 Arbeitnehmer, 5 davon mit einer Begleitperson teil. 

Der Landwirt hat für die Feier ein Zelt mit Tischen und Stühlen gemietet sowie einen Caterer mit der Verpflegung der Gäste beauftragt. Für gute Stimmung sorgt ein DJ, zudem erhält jeder Teilnehmer eine Flasche Wein im Wert von 12 € als Präsent. Die Gesamtkosten für das Erntefest betragen 2.080€, hiervon entfallen 1.000€ (50€ pro Person) auf die Bewirtung.

Betriebsausgabenabzug

Die auf die Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen können in vollem Umfang als Betriebsausgaben angesetzt werden. Dies gilt im Beispiel 1 auch für Kosten, die auf den Landwirt und dessen Begleitperson entfallen, weil Arbeitnehmern ebenfalls die Möglichkeit eingeräumt wurde, Begleitpersonen mitzubringen. Wird die Teilnahme von Begleitpersonen den Arbeitnehmern nicht eingeräumt, sind die auf die Ehefrau des Landwirts entfallenden Aufwendungen vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Lohnsteuerliche Behandlung bei den Arbeitnehmern

Für eine Betriebsveranstaltung, die allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht und sich nicht auf ausgewählte Arbeitnehmer beschränkt, sieht das Einkommensteuergesetz einen Freibetrag in Höhe von 110€ für jeden Arbeitnehmer vor. Bis zu diesem Betrag bleiben Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Freibetrag kann für zwei Veranstaltungen pro Jahr in Anspruch genommen werden. 

Für die Prüfung des 110€-Freibetrags sind drei Schritte erforderlich:

1. Feststellung der Gesamtkosten für die Betriebsveranstaltung
2. Ermittlung des Pro-Kopf-Aufwands je Teilnehmer
3. Zurechnung der auf Begleitpersonen entfallenden Kosten zum jeweiligen Arbeitnehmer

Bei den Gesamtkosten sind sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltung zu berücksichtigen, auch Kosten für den äußeren Rahmen (z.B. Anmietung von Räumen, Raumdekoration, Sicherheitspersonal, Eventmanager).

Im Beispiel 1 betragen die Gesamtkosten 2.080€. Die Kosten pro Teilnehmer betragen 104€ (= 2.080€ dividiert durch 20 Teilnehmer). Für die acht Arbeitnehmer, die ohne Begleitung zum Betriebsfest gekommen sind, bleibt die Betriebsveranstaltung steuer- und beitragsfrei. Bei den fünf Arbeitnehmern mit Begleitperson betragen die zurechenbaren Kosten jeweils 208€. Davon bleiben 110€ steuer- und beitragsfrei. Der übersteigende Betrag in Höhe von 98€ muss versteuert werden. 

Bei der Versteuerung des den Freibetrag übersteigenden Teils hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht. Er kann die Lohnversteuerung individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Arbeitnehmer vornehmen oder sich für eine Pauschalversteuerung mit einem Steuersatz von 25% entscheiden. In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer. Vorteil der Pauschalversteuerung ist, dass keine Sozialabgaben anfallen. Aufgepasst! Die Sozialversicherungsfreiheit gilt aber nur dann, wenn die Pauschalbesteuerung rechtzeitig beim Finanzamt angemeldet wird. Nach Auffassung der Sozialversicherungsträger muss die Pauschalbesteuerung bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen vorgenommen werden, also spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres.

Eine Lohnsteuerpauschalierung (nicht aber der 110€-Freibetrag!) ist auch möglich für eine dritte oder vierte Betriebsveranstaltung im Jahr. Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr kann der Arbeitgeber wählen, für welche der Feiern er den 110€-Freibetrag anwenden will. Hier bietet es sich an, die Feier mit den geringsten Aufwendungen als dritte und damit steuerpflichtige Veranstaltung auszuwählen. 

Nehmen an den Betriebsveranstaltungen nicht immer alle Arbeitnehmer teil und kann anhand der Teilnehmerlisten festgestellt werden, wer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teilgenommen hat, muss nur der auf diese Arbeitnehmer entfallende Vorteil versteuert werden. 

Vorsteuerabzug

Der Betrag von 110€ hat auch für den Vorsteuerabzug Bedeutung. In der Umsatzsteuer handelt es sich jedoch um eine Freigrenze. Betragen die Pro-Kopf-Aufwendungen nicht mehr als 110€, kann der (regelbesteuernde) Landwirt für die Aufwendungen den vollen Vorsteuerabzug geltend machen. Bei Kosten von mehr als 110€ pro Teilnehmer entfällt der Vorsteuerabzug insgesamt.

Betriebsveranstaltung mit Teilnahme von Geschäftsfreunden

Lädt ein Landwirt zu der Veranstaltung neben den Arbeitnehmern auch Geschäftspartner ein, richtet sich die steuerliche Beurteilung nach der Anzahl der Teilnehmer. Nur wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend (im Sinne von mehr als 50%) aus Betriebsangehörigen zusammensetzt, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine Betriebsveranstaltung vor. Für die auf die Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen gelten die vorstehenden Regelungen zum Betriebsausgabenabzug und zur Lohnversteuerung. Hinsichtlich der teilnehmenden Geschäftsfreunde sind gesonderte Regelungen zu beachten:

Betriebsausgabenabzug

Werden Geschäftsfreunde bewirtet, dürfen die darauf entfallenden Kosten nur in Höhe von 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Für Geschenke an Geschäftsfreunde gilt eine Freigrenze von 50€ pro Jahr. Bis zu diesem Betrag können Geschenke als Betriebsausgaben abgezogen werden. Wird dieser Betrag überschritten, sind sämtliche Geschenke and den Geschäftspartner vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Die übrigen auf die Geschäftsfreunde entfallenden Aufwendungen (z. B. Raummiete, Musik, Organisationskosten) sind in voller Höhe abziehbar.

Steuerliche Behandlung bei den Geschäftsfreunden

Die Zuwendungen bzw. Geschenke führen beim Geschäftspartner zu Betriebseinnahmen bzw. bei Arbeitnehmern des Geschäftspartners zu Arbeitslohn von dritter Seite. Bewirtungskosten können hierbei nach einer Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung unberücksichtigt bleiben. Der Landwirt hat die Möglichkeit, die Versteuerung für seine Gäste zu übernehmen. Es gilt ein pauschaler Steuersatz von 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Geschäftliche Veranstaltungen

Veranstaltet der Landwirt ein Fest für seine Lieferanten, Abnehmer, Verpächter und übrige Geschäftsfreunde und nehmen daran auch Arbeitnehmer teil, ist dieses Fest nicht als Betriebsveranstaltung zu beurteilen, wenn der Anteil der Geschäftsfreunde überwiegt.

Beispiel 2 

Der Landwirt lädt zu seinem Erntefest alle 15 Angestellten sowie jeweils eine Begleitperson ein. Tatsächlich sagen 13 Arbeitnehmer mit fünf Begleitpersonen zu. Zudem werden Lieferanten, Verpächter und Abnehmer, insgesamt 40 Gäste, eingeladen. Durch die Teilnahme der Geschäftsfreunde erhöhen sich die Kosten für die Feier auf insgesamt 5.420€, davon Bewirtungskosten in Höhe von 3.000€.

Betriebsausgabenabzug

In diesem Fall findet das Betriebsausgabenabzugsverbot für Bewirtungskosten auf alle Teilnehmer Anwendung, das heißt auch auf Arbeitnehmer, den Landwirt selbst und Begleitpersonen. Die Bewirtungskosten können insgesamt nur zu 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden. Im Beispiel 2 sind daher von den Bewirtungskosten nur 2.100€ als Betriebsausgaben abziehbar. 

Steuerliche Behandlung bei den Gästen

Die Teilnahme an der Feier führt bei den Geschäftsfreunden zu Betriebseinnahmen und bei den Arbeitnehmern zu steuer- und beitragspflichtigem Arbeitslohn. Die Bewirtungskosten können auch in diesen Fällen unberücksichtigt bleiben. Sowohl für Geschäftsfreunde als auch für Arbeitnehmer kann der Landwirt eine Pauschalbesteuerung mit 30% zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer vornehmen. Anders als bei Betriebsveranstaltungen besteht jedoch hinsichtlich des Arbeitslohns für die Arbeitnehmer Sozialversicherungspflicht.

Fazit:

Die Regelungen zu betrieblichen Veranstaltungen sind komplex. Vorliegend nicht angesprochen worden sind Veranstaltungen anlässlich der Ehrung einzelner Arbeitnehmer, eines runden Geburtstages oder ähnliches sowie die Teilnahme von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Veranstaltung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Landwirte sind gut beraten, im Vorwege der Veranstaltung mit ihrem steuerlichen Berater zu sprechen, die Kosten gut zu kalkulieren und Teilnehmerlisten zu führen.

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